Imprezy firmowe zdecydowanie nie muszą a nawet nie powinny być nudne. Są po to żeby zbliżyć pracowników do siebie i stworzyć ich silne więzi z firmą. Często zdarza się, że w natłoku obowiązków nie mamy czasu poznać dokładniej współpracowników. Mijamy się na firmowych korytarzach, kurtuazyjnie wymieniamy powitanie a nie wiemy w jakim dziale pracujemy i czym dokładnie się zajmujemy. Dzięki imprezie firmowej możemy się lepiej poznać, a dzięki temu komunikacja w pracy wzrośnie a co za tym idzie i poziom naszej pracy na tym zyska.
Nie raz jest tak, że firma czy organizacja działa na skalę krajową, a ludzie którzy pracują nad jedną ideą czasem nawet nie widzieli się na żywo, tylko rozmawiali przez Skypa czy telefon. Dlatego idea spotkań firmowych jest taka ważna, bo pomaga zbudować w firmie bliskie relacje między ludźmi, a wiadomo nie od dziś, że lepiej pracuje nam się z ludźmi których lubimy.
Jedną z naszych ostatnich realizacji była organizacja trzynastego spotkania koordynatorów klastrów i programu Polska 3.0 oraz jego afterparty. Koordynatorka programu, Angelika Jarosławska chciała żeby tegoroczne zebranie koordynatorów programu nie tylko miało na celu prezentację działań programu na następny rok, ale i było wyrazem docenienia ich pracy i szczerego zaangażowania.
Kiedy zadeklarowaliśmy się pomóc Angelice w zorganizowaniu tego ważnego spotkania, miejsce na imprezę było już dawno wybrane. Prześliczny Pałac Drwalew pod Warszawą miał być miejscem odpoczynku i świętowania. Co jest najciekawsze, to w tygodniu kiedy miała odbyć się impreza, wnętrza pałacyku w przeciągu dnia zamieniły swój wygląd totalnie. Zostały przemalowane i udekorowane w stylu lat 30ch i miały służyć jako plan filmowy do nagrań londyńskich scen do nowego filmu Łukasza Pawlikowskiego “Dywizjon 303”, słynnej historii o wkładzie polskich lotników w przełomową dla historii II wojny światowej bitwy o Anglię. Zdjęcia filmu już ruszyły, a kiedy przybyliśmy na miejsce, żeby zająć się imprezą wszędzie widniały ślady nagrywanej w nocy bitwy.
Przyjęcie, które składało się z części oficjalnej i nieoficjalnej, utrzymane było w klimacie lat 40 i połączone z urodzinami Angelika Jarosławska. Do dziewiętnastowiecznego pałacu, w całości wyłączonego dla powyższego wydarzenia, zjechała śmietanka towarzyska i intelektualna z całej Polski i nie tylko. Warszawscy menedżerowie nie tylko mogli odetchnąć świeżym powietrzem, ale także przy winie, debatować do białego rana. Nie zabrakło także muzyki, zarówno tej na żywo, jak również utrzymanej w konwencji dawnych lat, muzyki tanecznej, co wpisało się w klimat miejsca i pozwoliło płynnie przejść do części nieoficjalnej.
Lokalizacja sama narzucała tematykę zleconej nam imprezy i jej stylizacje. Chciałyśmy, aby idealnie wpisywała się w wystrój, a nawet w te czasy w które przenosi nas film. W taki sposób wyobrażamy sobie Londyńskie przyjęcia wojskowej elity, a niżej dzielimy się z Wami 8 wskazówkami jak podejść do organizacji imprezy firmowej.
Zapoznaj się z listą gości
Przy planowaniu korporacyjnej imprezy czy spotkania bardzo ważne jest wiedzieć kto ma w niej uczestniczyć. Czy to są profesjonaliści ze sfery finansów, czy sprzedaży, a może koło artystów. Czy impreza jest imprezą mieszaną, czy jakaś grupa płciowa przeważa. Wiedząc dla kogo robimy imprezę, znacznie łatwiej wyjść naprzeciw ich oczekiwaniom i wizualnym preferencjom. Planując imprezę dla sektora IT na pewno nie postawimy na lekkie, unośne aranżacje z kwiatów, a będziemy starać się wymyślić coś bardziej modernistycznego, geometrycznego i wizualnie zakręconego.
Wybierz tematykę imprezy
Żeby imprezie dodać odrobiny pikanterii, warto zastanowić się nad jej tematyką przewodnią. Można tematykę dopasować do głównego celu przyjęcia czy spotkania. Na przykład planujemy uroczyste otwarcie nowego odcinka drogi, w tym wypadku można wykorzystać plany, rzuty parteru, kaski ochronne na głowę itd. jako elementy dekoracyjne. Bieżnik na stole np. wystylizować jak autostradę, umieścić na nim mini modele samochodzików, a kwiatowe aranżacje zamienić mini drzewkami i krzakami.
Wybierz lokalizację
Owszem zawsze można zrobić imprezę firmowa u siebie w firmie. Na pewno jest to zalecane kiedy robimy uroczyste otwarcie nowego zakładu czy biura. W innych przypadkach rekomendujemy, wybrać inne miejsce niż miejsce pracy. Daje to możliwość lepiej zapoznać się i poznać siebie od nowa w innym otoczeniu niż to do którego jesteśmy przyzwyczajeni przez większość godzin w tygodniu.
Mając temat przewodni jest łatwiej znaleźć pomieszczenie pod imprezę, bo wiemy czego szukamy. Ale czasem samo wybrane miejsce podrzuca nam idee do imprezy. Impreza w Pałacyku Drwalem po prostu wymagała, elegancji, tajemniczości i odrobine przepychu. Złote kryształy, podwieszane kule z bordowych róż, dekoracyjne bieżniki i maski od PartyDeco, pozwoli nam osiągnąć oczekiwany efekt.
Dostosuj się do budżetu
Sukces imprezy nie zależy od budżetu, tylko od kreatywnego podejścia osób zaangażowanych w jej organizacje oraz od dokładnej wiedzy o tym jakim budżetem dysponujemy. Niestety w większości wypadków główną zasadą udanej imprezy nadał zostaje dobre jedzenie i wystarczająca ilość alkoholu. Dlatego przede wszystkim o to musimy zadbać. Co nie znaczy, że przy ograniczonym budżecie nie możemy zadbać o jej wizualny aspekt.
Wystarczy się rozejrzeć wokół siebie i wykorzystać w kompozycjach kwiatowych to co na dany moment oferuje nam natura. Pod koniec lata można skorzystać z nieograniczonej ilości rosnących dziko kwiatów nawłoci pospolitej. Duży wianek z z tego chwastu wygląda bardzo bogato. Można go udekorować grubą taśma lub stożkami. My swój ozdobiliśmy brokatowym tiulem w kolarze bordo od PartyDeco.
Zaangażuj się kreatywnie
Pomysł co jako zespól moglibyście zrobić, aby impreza wyszła nie tylko tematyczna, ale i bardzo „Wasza”. Macie zakład produkcyjny i maszyny do wycinania, wytnijcie logo waszej firmy np. ze styropianu i umalujcie wspólnie w firmowe kolory. Macie plotery do druku i grafika do dyspozycji, można pomyśleć o banerze czy jakieś ciekawej infografice.
Zapewnij rozrywkę
Zacznijmy imprezę kulturalnie. Zadbajmy o to żeby zaprosić zespół czy artystę do zagrania paru utworów, żeby wprowadzić w odświętny nastrój. Za mały budżet? Nie szkodzi. Popytajcie się wśród kolegów i współpracowników. Zdziwisz się ile zdolnych i utalentowanych ludzi macie w zespole. Ułóżcie wspólny program. Ktoś może pięknie gra na gitarze czy skrzypcach, a może czyjeś dzieci pięknie tańczą, staraj się wykorzystać potencjał który posiada firma.
Ważne nie przesadzić
Ze wszystkim: z jedzeniem, alkoholem, rozrywką i dekoracją. Za dużo występów będzie nudzić ludzi, którym zależy na tym by zacząć integrować się i porozmawiać ze sobą o życiu, pracy i innych przyjemnościach. Jeżeli planujesz prezentacje firmy czy produktu, jeden występ całkiem wystarczy. W dekoracji też postaw na jeden lub dwa kolory przewodnie, które będą przewijać się i w tematyce imprezy i w zaproszeniach i w podziękowaniach za przebycie na imprezę.
Skonsultuj się z profesjonalistą
Organizacja czy to pierwszej czy drugiej z kolei imprezy firmowej jest nielada wyzwaniem jak nie jesteś profesjonalistą w sferze eventowej. Jest wiele rzeczy których dowiesz się i opanujesz dopiero po zorganizowaniu co najemniej dziesięciu imprez. Dlatego jak masz wątpliwości najlepiej zwrócić się do profesjonalistów. Nie musisz zatrudniać event plannera do wszystkich czynności. Cześć obowiązków, w których czujesz się pewnie, można wziąć na siebie. Takie rozwiazywanie zaoszczędzi ci dużo czasu i wbrew pozorom pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.
zdjęcia* RiE World
